Aprende a organizar los ingresos y egresos de tu pyme

Si tienes una empresa, negocio o piensas comenzar a emprender en el área de las pymes, es importante que tomes en cuenta una de las acciones más importantes para una organización, el registro y control detallado de todas tus operaciones financieras, ya que esto ayudará que conozcas de dónde vienen y a dónde van los recursos que percibes y generas. Así podrás asegurarte del buen funcionamiento y la salud de tu negocio.

¿Cómo se administran los ingresos y egresos de las pymes?

Para llevar una buena contabilidad y administración de los recursos, es necesario archivar y mantener actualizados todos los documentos como facturas, comprobantes de ingresos y gastos, y libros contables que permitirán hacer los cálculos correspondientes cuando sea necesario.

En este caso nos centraremos en el control de los ingresos y egresos, que actualmente es preferible que se lleve a cabo de manera electrónica (con algún programa), ya que esto facilita la gestión de las cuentas de ingresos y gastos. 

Lo primero que debe hacerse es un análisis de los ingresos y gastos actuales que genera tu negocio, para saber hacia dónde se está moviendo tu dinero, cómo y en qué se está utilizando y comenzar a clasificarlos.

Una vez que tengas esa clasificación, podrás visualizar el panorama general de las finanzas de tu empresa para saber en qué puedes ahorrar, si tus ingresos y egresos corresponden al enfoque y objetivos de tu negocio. Con estos datos podrás trazar un presupuesto y estrategias que te ayuden a cumplir tus metas mensuales y anuales en cada una de las áreas de tu empresa.

¿Cuáles son los ingresos y egresos de una empresa?

Ahora que ya tienes una idea de lo que necesitas para tener una empresa con una situación financiera saludable, es probable que te preguntes a qué nos referimos con los ingresos y egresos. 

Los ingresos se refieren al aumento de los activos de una empresa, en otras palabras, el dinero que entra. Los ingresos provienen principalmente de las ventas de los productos o servicios que tu empresa elabora, pero también pueden provenir de inversiones o alquileres.

Por otro lado, los egresos se refieren al consumo de los activos de una empresa, es decir, los gastos. Esto puede traducirse en los bienes o servicios que tu empresa adquiere, y que son necesarios para las actividades administrativas y de producción. A su vez, estos se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Ingresos fijos: son aquellos que se reciben de forma constante como salarios, becas, inversiones efectuadas en un plazo determinado, etc.
• Ingresos variables: son aquellos que no se perciben de manera constante ni regular, como las horas extra, los bonos, entre otros. 
• Egresos fijos: son las salidas de dinero habituales, como pueden ser el pago de bienes o servicios que no representarán retorno de activos en el futuro, compra de materias primas, herramientas y suministros.
• Egresos variables: aquellos que no se efectúan de manera constante o regular, pueden ser gastos circunstanciales, por ejemplo reparaciones a maquinaria o instalaciones debido a un accidente o situación que no pudo ser prevista. 

¿Cómo llevar los ingresos y egresos de un negocio?

Una vez que conoces los tipos de ingresos que puede tener una empresa, tienes que tomar en cuenta el siguiente elemento para lograr un buen estado financiero en tu negocio, el resultado de las adquisiciones y las ventas que has tenido. Así sabrás de qué recursos dispones. Esto también te ayudará a realizar tus cuentas anuales y libros contables de forma ordenada y clara, con la información disponible en el momento que la necesites. 

Para tener esto, lo más recomendable es que lleves el control con un programa automatizado, ya que toda tu información estará concentrada en un mismo lugar y podrás tomar decisiones basadas en el estado real de tu negocio.

¿Qué tipos de ingresos y egresos hay en una empresa?

Los tipos de ingresos y egresos que tenga una empresa dependen del área y tipo de negocio en el que ésta se encuentre. Para saber qué tipo de ingresos tenemos, se debe tener claro qué y cómo se vende y así, qué se está generando en el área administrativa y financiera. 

Clasificación de ingresos

Para saber qué es lo que nuestra empresa recibe y gasta podemos basarnos en la siguiente clasificación de ingresos:

1. Ingresos operativos: son aquellos que se derivan de nuestra actividad económica, es decir, de los bienes o servicios que vendemos. Aquí se encuentran los ingresos fijos y variables.
2. Ingresos financieros: se refiere a los activos que recibimos de las inversiones que tiene la empresa, ya sean inversiones en otro negocio, en la bolsa, etc.
3. Ingresos extraordinarios: todas aquellas entradas de activos que no están relacionadas directamente a nuestra actividad. 

También se pueden clasificar como ingresos por ventas de productos o mercancías, por prestación de servicios, por comisiones recibidas de préstamos o arrendamientos concedidos; también están los ingresos por la venta de acciones, o por indemnizaciones.

Clasificación de egresos

Por otro lado, esta es una clasificación de egresos:

• Gastos operativos: al igual que los ingresos, los gastos operativos están relacionados con nuestra actividad económica, como la compra de materias primas o suministros. Aquí también encontramos los gastos fijos y los variables.
• Gastos extraordinarios: son también aquellos que están directamente relacionados a nuestra actividad económica, por ejemplo multas o la disminución del valor de un activo.
• Gastos financieros: también son las salidas de activos a partir de las inversiones como empresa, por ejemplo pérdidas de las inversiones.

Al igual que los ingresos, también se pueden categorizar como gastos de personal (pago de nóminas, entre otros), de suministros (pagos de servicios como agua, luz, gas, conexión a internet y teléfono, etc.). Por publicidad y promoción, por adquisición de materias primas, por pago de seguros, reparaciones y mantenimiento, pago de impuestos, por gestión administrativa o por arrendamientos.

¿Cómo llevar un registro de ingresos y egresos?

Ya que conoces todos los conceptos, tenemos que ponerlos en práctica. El primer paso es buscar un programa que se adecúe a las necesidades de tu empresa; una vez que lo tengas, debes registrar todas las operaciones de tu negocio en el libro de diario. 

Recuerda no realizar omisiones, ni siquiera las más pequeñas, ya que esto podría traer dificultades al momento de analizar tus cuentas, y si se acumulan podrían convertirse en problemas graves que pongan en riesgo las finanzas de tu empresa. Tampoco olvides guardar todos tus comprobantes para poder verificar que los datos son correctos, en caso de una auditoría.

También debes llevar un registro de los bienes de tu empresa, esto incluye los inmuebles, el equipo, las materias primas que se usan para la producción y el inventario de lo que se vende. Es muy importante que conozcas muy bien las leyes tributarias que te corresponden para que seas consciente de tus obligaciones y cómo gestionar tus ingresos y egresos para cumplirlas.

Finalmente, utiliza tus balances de cuentas y reportes financieros para que monitoreen constantemente el estado de tu empresa, estos datos te pueden ayudar a realizar proyecciones más acertadas y a desarrollar estrategias específicas para cumplir las metas y objetivos a mediano y largo plazo de tu negocio.

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